Fazer a gestão adequada do estoque é garantia de que sua instituição de saúde não terá de passar por adversidades como compras urgentes (e com preços elevados), falta de suprimentos e submeter-se a improvisos.
Para isso, a palavra-chave é planejamento, que deve ser feito constantemente, de maneira a abranger não só o setor de suprimentos – e passar por revisões de tempos em tempos. Assim, evita-se o chamado risco de ruptura, ou seja: a ausência completa de determinado insumo.
Contar com um sistema de compras conjuntas, com apoio da tecnologia e da inteligência artificial, também é garantia de um estoque – e, por consequência, de toda uma instituição – mais saudável.
É assim que trabalhamos na SHS Health Tech.
Estoque de segurança e nível mínimo
O planejamento deve levar em conta que é preciso sempre haver um armazenamento mínimo de todos os produtos, em especial os fundamentais e aqueles de oferta mais restrita, de forma que o esgotamento não aconteça antes de ser feito o pedido seguinte.
Isso parece óbvio, mas na dinâmica acelerada de um hospital, por exemplo, muitas vezes erros de cálculo, falta de previsibilidade das demandas e picos de movimento provocados por enfermidades sazonais podem ocasionar a falta de determinado suprimento.
Variáveis globais
Causas externas também podem acarretar problemas de estoque às instituições que não estiverem atentas.
Estamos, inclusive, passando por um desses momentos. Em um dos nossos últimos artigos, destacamos como a soma de problemas de diversas origens vem provocando a elevação nos preços ou mesmo a falta de alguns medicamentos.
Dessa maneira, é fundamental que se acompanhe o mercado de maneira abrangente, desde o nível de oferta de determinadas matérias-primas (como o IFA), passando pela cotação do dólar, empecilhos e dificuldades de transporte, crises econômicas em países fornecedores, entre outros.
Informações corretas
Inventariar de maneira adequada seus produtos, com periodicidade, grupos e categorias, também é uma medida de extrema necessidade às instituições que desejam ter um estoque bem estruturado.
Afinal, se desde o início as informações estão incorretas, como é possível que o desenrolar do processo se dê de maneira adequada? Tal prática, no entanto, é mais comum do que se imagina, principalmente em estoques com baixa adesão à tecnologia e pouco integrados aos demais setores da instituição.
Ainda neste quesito, é primordial que se observe o prazo de validade dos suprimentos e a forma de armazenamento de cada um deles. Ambientes com baixo controle de umidade e temperatura são propensos a ação de fungos, por exemplo. Há ainda medicamentos que exigem condições especiais de estocagem, caso contrário, perdem longevidade ou mesmo sua função.
Relacionamento
Um estoque sadio também é feito de bons relacionamentos.
Quanto mais estreita for a relação entre comprador e fornecedor, mais chances de um conhecer o outro, entenderem processos mútuos, respeitar prazos e prestar auxílio em situações atípicas ou de urgência. Em suma, há confiança e parceria.
É preciso que a instituição, no mínimo, conheça o lead time dos seus fornecedores. Dessa maneira, garantirá sempre que os pedidos sejam feitos em consonância com a liquidez do seu estoque e as possibilidades de entrega da outra ponta. Caso contrário, pode haver quebra.
Soluções SHS
Em nossos últimos artigos, destacamos as vantagens tanto para compradores, quando para fornecedores em participar da rede da SHS Health Tech.
Quando se fala em controle, planejamento e organização, não há solução melhor do que a adesão massiva à tecnologia – de preferência, com apoio da inteligência artificial.
Além do saneamento de informações, da precisão dos dados e do monitoramento em tempo real da estocagem, nosso sistema promove na hora a integração entre demanda e oferta.
Em outras palavras: instituições e fornecedores mantêm contato permanente, de forma que a quebra de estoque passa a ser problema do passado – sem falar na redução dos custos operacionais e na economia, que nos melhores cenários chega a 20%.
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