Administrar o setor de suprimentos ou pelo menos fazer parte da equipe de compras de um hospital é uma tarefa repleta de desafios. Trata-se de um departamento para o qual afunilam-se demandas de toda instituição.
Afinal, comprar é somente a ponta do iceberg. A gestão dos suprimentos requer uma mecânica complexa e uma rede de relacionamentos com diversas pontas. Ela só é bem-feita quando a direção do hospital passa a agir de maneira sinérgica, sem relegar às compras uma função pontual e emergencial.
Quem trabalha com hospital ou qualquer outra instituição de saúde jamais pode afastar do horizonte para quem será sua entrega final: o paciente.
Neste artigo, conversamos com compradores de hospitais parceiros para eles revelarem em primeira pessoa quais são as dificuldades do setor e como buscam resolver os seus problemas.
Apresentamos ainda quais soluções a SHS Health Tech já possui para essas demandas e de que maneira podemos amenizar ou extinguir determinadas dores do processo.
Principais dores e desafios
“Entre as maiores dores está convencer as áreas requisitantes de que uma boa compra exige um mínimo de planejamento, de modo a haver tempo hábil para se trabalhar as cotações, efetuar negociações de preços, volumes e prazos. Ou seja: reduzir ou eliminar a quantidade de compras emergenciais e não-planejadas, geralmente mais onerosas. O desafio é, em um cenário de pouca previsibilidade, comprar somente o necessário, com preços competitivos e entrega rápida”, conta Luís Gustavo Schuh, coordenador administrativo da Hospitalar ATS.
Para André Staudt, coordenador de suprimentos do Hospital Pompéia, os problemas estão em conciliar custo-benefício com gestão de estoque, manter os hospitais abastecidos na atual realidade de muita falta de insumos e criar parcerias entre fornecedores e clientes internos, com boas práticas de negociação.
Thais Dambrós, coordenadora de compras do Mackenzie Hospital Evangélico Dr. e Sra. Goldsby King, de Dourados (MS), também concorda que o principal desafio das compras em saúde é a falta de insumos – tanto de material hospitalar, quanto de consumo.
“Com a escassez de matéria-prima, muitos produtos não estão sendo fabricados de maneira a atender a demanda necessária, o que ocasiona dificuldade nas negociações, tanto em valores, quanto em quantidade. Outra grande dificuldade é que estamos no interior do Mato Grosso do Sul: além do nosso ICMS, não temos volume suficiente e temos um acesso difícil para fornecedores, o que aumenta o valor do frete e, por consequência, o valor final do produto”, explica ela.
Soluções
Schuh acredita que as medidas para sanar esses problemas passam pela redução no número de fornecedores (poucos, mas confiáveis); negociação de tabelas de preços vigentes para determinado período; e firmar intenção ou compromisso de compra para períodos maiores, “de forma que, ao recebermos a requisição de compras, possamos rapidamente emitir o pedido e garantir a entrega no prazo solicitado.” Tais medidas, segundo ele, também visam a garantia de fornecimento e a menor exposição a oscilações de preços – como variações cambiais, falta de produto, especulação, urgência etc.
André é taxativo e curto na resposta: a solução passa pelo comprometimento de toda a cadeia de suprimentos, interna e externa do hospital.
Já Thais afirma que não se trata de problemas pontuais fáceis de resolver. “A falta de insumos é algo que precisamos ‘andar’ conforme o mercado; sempre que possível nos preparamos com estoque, para termos quantidade necessária capaz de suprir o tempo de quebra. Já a questão de valores pode ser resolvida se comprarmos em volume maior, com maior poder de negociação.”
Ajuda da tecnologia
Todos foram unânimes em dizer que a tecnologia exerce hoje função fundamental no setor de suprimentos.
“A tecnologia reduz o tempo necessário para se obter cotações e automatiza etapas do processo de compras – desde a requisição até a emissão da ordem de compra. Além disso, ela assegura as boas práticas de governança, como documentação e rastreabilidade de todo processo e redução dos riscos de fraudes, desvios e faltas”, observa o coordenador administrativo da Hospitalar ATS.
Staudt também considera a tecnologia indispensável para a solução de problemas na área da saúde. “Ela faz parte do dia a dia do trabalho, torna os processos mais automatizados e reduz o tempo de tarefas rotineiras.”
Por sua vez, a coordenadora de compras do Mackenzie Hospital Evangélico conta que a tecnologia é fundamental para a realização de cotações e negociações – todas hoje feitas em sites, por e-mail ou via whats app. “Sem isso, seria inviável cotarmos o montante que precisamos em um prazo capaz de atender a demanda.”
Importância do setor de suprimentos
“Dificilmente temos espaço para negociar reajustes com nossos clientes, sendo difícil até mesmo repassar a inflação do período. Nosso poder de negociação frente a uma grande operadora de saúde é quase nulo”, argumenta Schuh.
Dessa forma, segundo ele, é preciso olhar para os custos internos – e o setor de suprimentos tem papel essencial nessa redução, “efetuando buscas constantes por menores preços, por produtos e marcas alternativas e melhores condições de pagamento. Tudo isso sem deixar de atender a um padrão de qualidade e ao prazo de entrega solicitado.”
Por sua vez, o coordenador de suprimentos do Hospital Pompéia resume bem o que é o departamento de compras. “É ele quem faz a ligação entre o mercado e o ambiente interno da instituição”.
Já Thais lembra que um bom setor de suprimentos garante integridade e os melhores preços. “Assim, é gerado lucro no final do processo, sem deixar de lado os princípios de compliance que trazem segurança para a instituição.”
Medidas práticas
Por fim, provocamos os entrevistados com a seguinte pergunta: se pudesse escolher, qual a primeira medida que você tomaria para tornar seu trabalho mais eficiente?
Schuh estabeleceu cinco frentes. “Estabelecer uma padronização de produtos, evitando que haja restrições a marcas e fornecedores; estudar o comportamento de compras de um determinado período, em busca de estabelecer certo grau de previsibilidade; concentrar volumes de itens similares ou famílias de itens, de modo a aumentar a quantidade nas negociações; desenvolver relacionamento com parceiros confiáveis, concentrando maior volume de compras em poucos fornecedores; e negociar convênios e parcerias estratégicas para atender às demandas emergenciais no prazo necessário.”
Staudt é conciso: estabeleceria um sistema de planejamento de compras, interligado com o de cotação e emissão de OC.
Thais lembra que a lógica das compras está ligada a muitos fatores, que não dependem somente do setor de suprimentos. “Para que nosso trabalho seja mais eficiente, poderíamos ter tabelas negociadas, o que traria redução na quantidade de fornecedores, entregas padronizadas e permitiria um fluxo de abastecimento contínuo.”
Nossas soluções
Identificou-se com as dores e desafios dos nossos parceiros? Muitas delas já foram minimizadas por meio das soluções da SHS Healh Tech.
A padronização de produtos, por exemplo, é um serviço que prestamos por meio de nossa tecnologia baseada em inteligência artificial, o NESS. O saneamento de descrições é fundamental, uma vez que não há uma nomenclatura única, universal. Em geral, isso é feito manualmente e pode levar horas; conosco, entretanto, o processo é automatizado, finalizado em segundos.
Além disso, todas as nossas compras são planejadas e feitas em larga escala, o que impacta na redução do preço final e diminui a praticamente zero as aquisições emergenciais.
Em busca dos melhores preços, construímos uma base de dados comparativa, que nos permite oportunidades disponibilizadas por diferentes fornecedores em determinado momento – e, com isso, escolher a melhor alternativa.
Tudo isso é permeado e obedece às exigências das etapas de Strategic Sourcing, que trata os fornecedores como verdadeiros parceiros, integrando-os à rotina de processos da SHS Health Tech e também de nossos clientes.
Assim, fortalecemos relacionamentos a longo prazo, com os melhores cenários de oportunidades, capazes de manter o fluxo de suprimentos constante e saudável, sem que falte nada para quem mais importa em toda cadeia: o paciente.
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